Prečo by ste mali mať definované zásady fakturácie?
Okrem jasných a prehľadných faktúr by váš podnik mali mať definované tiež zásady fakturácie, aby každý v organizácii poznal pokyny pre nových zákazníkov a fakturáciu.
Zásady fakturácie obsahujú podrobné informácie o tom, kde, kedy a ako obchodujete so zákazníkom. Môžu mať podobu interného záväzného prepisu. Takáto smernica by mala byť v prvom rade v súlade so zákonom o účtovníctva a s obchodným zákonníkom. Malo by v nej byť zahrnuté napríklad aj to, že vždy musíte mať o všetkých svojich zákazníkoch aktuálne informácie ako sú: presný názov spoločnosti, sídlo, fakturačná adresa, identifikačné číslo, daňové identifikačné číslo, či informácie o oprávnených osobách urobiť úhradu faktúry, kontaktné údaje.
Okrem toho by táto smernica mala obsahovať informácie o tom, kedy zákazníka preverujete a kto je za to zodpovedný. Ak chce zákazník dohodnúť dlhšiu dobu splatnosti ako je štandardná, malo by byť jasné, kto je oprávnený to schváliť.
Formalizujte všeobecné postupy fakturácie
Mali by ste tiež formalizovať svoje všeobecné postupy pre fakturáciu, upomienky a požiadavky. Koľko dní po dátume splatnosti posielate upomienku? Ak účtujete poplatok za upomienku, aká je jeho výška? Aký je postup, ak ani po odoslaní upomienky nenabehne úhrada? Máte zákazníkovi zavolať, alebo sa má postúpiť na vymáhanie pohľadávok? Ak áno, koľko dní po odoslaní upomienky sa tak má stať?
“Zásady fakturácie objasňujú všetkým zamestnancom vo vašej spoločnosti postupy vo finančných vzťahoch so zákazníkmi. Mnohým problémom sa dá predísť už len tým, že každý vo vašej organizácii bude o týchto zásadách vedieť a bude sa nimi riadiť.”
V neposlednom rade by smernica mala obsahovať informácie o tom, akú úverovú bonitu by mal mať zákazník, aby ste mu mohli predávať produkty s odloženou platbou. U tých, ktorí nedosiahnu minimálne podmienky, by ste mali vyžadovať platbu vopred. Takto znížite riziko omeškaných platieb a nevymožiteľných pohľadávok a zabezpečíte si zdravšie finančné toky.
Väčšina veľkých spoločností má vytvorenú internú smernicu o fakturácii. Dôležité je, aby definované zásady boli dobre komunikované. Všetci v podniku by sa nimi mali riadiť. Aj pre malé podniky je však dôležité, aby si vytvorili vlastné zásady fakturácie. Neskoré platby môžu obmedziť rast a dokonca ohroziť prežitie.
Viac informácií o tom, ako správne fakturovať, nájdete v našich článkoch Čo by mala obsahovať faktúra a 7 nástrah fakturácie a ako sa im vyhnúť.
Potrebujete pomoc s omeškanými platbami, inkasom či upomienkami?
Spoločnosť Intrum má obrovské množstvo údajov a skúseností, pokiaľ ide o riziko oneskorených platieb. Môžeme vašej firme pomôcť získať rýchlejšie omeškané platby. Dokážeme vám tiež pripraviť špecializované riešenie napr. pre správu účtovnej knihy, monitorovania prípadov, či podporu pri zasielaní upomienok. Našim klientom pomáhame prosperovať tým, že sa staráme o ich zákazníkov, takže si môžete byť istí, že vaša povesť a značka budú pri spolupráci s nami chránené.
Ak chcete zistiť, ako presne vieme pomôcť vašej spoločnsoti, kontaktujte nás.